Portal de la ofertă la comandă
de la cerere la comanda încasată, într-un singur loc
O ofertă se construiește din prețuri care există deja, statusul unei lucrări se citește de pe o planșă în loc să fie cerut la telefon, iar marja se vede cât lucrarea e încă deschisă — nu la final de lună. Portalul ține într-un singur loc tot drumul de la solicitarea clientului până la livrare și statusul plății: clientul își trimite cererile, aprobă ofertele și machetele și își urmărește comenzile; echipa duce lucrarea prin pași numerotați, cu stări și aprobări, fiecare cu istoric. Înlocuiește rutina de Excel, e-mail și telefon a oricărui furnizor care ofertează lucrări la comandă.
- Potrivit pentru
- Tipografii
- Producție
- Distribuție
- Domeniu
- Vânzări
Problema
Un furnizor care lucrează la comandă ține tot drumul de la solicitarea clientului până la livrare și încasare în Excel, e-mail și telefon. Ofertele se fac de la zero, statusul unei comenzi se află intrând în producție, iar marja reală se vede la final de lună — dacă se vede.
Situațiile pe care le servește:
- Fiecare ofertă se face de la zero
- Clienții sună să întrebe unde e comanda
- Aflăm dacă o lucrare a făcut bani la final de lună
- Clienții corporate comandă prin aprobările lor interne
- O parte din lucrare pleacă la subcontractori și o pierdem din vedere
Pentru cine e
Se potrivește unui furnizor care lucrează la comandă, are clienți recurenți și rulează un flux comercial recognoscibil: o cerere, o ofertă, o aprobare, o lucrare care trece prin etape de producție, o livrare, o factură — întâi furnizorii de print și producție, apoi orice producător sau distribuitor cu aceeași formă. Se potrivește cel mai bine acolo unde mai mulți oameni ating aceeași lucrare — comercial, prepress sau inginerie, producție, facturare — și unde de partea clientului există cineva care aprobă. Clienții corporate cu solicitanți și aprobatori interni proprii, precum și lucrările date parțial în subcontractare, sunt serviți de capabilitățile de conturi corporate și de furnizori.
Nu se potrivește unui atelier cu lucrări de tip walk-in, punctuale, fără clienți recurenți și fără pas de aprobare — acolo fluxul costă mai mult decât economisește. Nu se potrivește unui furnizor care caută un ERP complet: portalul nu face stoc și achiziții la nivel de firmă, planificare de producție și capacitate, salarizare sau emitere fiscală. Nu înlocuiește un sistem de contabilitate; se conectează la unul. Nu e nici un magazin web-to-print avansat și nu se potrivește unui furnizor a cărui problemă reală e un editor online cu date variabile și personalizare complexă.
Capabilități
În print, pasul de aprobare a machetei este BAT-ul, iar planșa de producție este programul de tipar; capabilitățile de mai jos sunt aceleași pentru orice furnizor care lucrează la comandă.
Flux comercial
| Capabilitate | Ce face |
|---|---|
| Conturi de companie și roluri | Conturi de client cu roluri de solicitant, aprobator și doar-vizualizare; roluri interne pentru comercial, prepress și producție |
| Preluarea cererilor | Clientul trimite o cerere structurată prin portal sau responsabilul comercial o introduce; fiecare cerere devine o lucrare urmărită, care poartă status, responsabil și termen până la plată |
| Catalog și reguli de preț | Produsele și specificațiile față de care se verifică o cerere; prețuri per produs cu trepte de cantitate și discount cu prag, sau grile de preț și liste de preț per client; un discount peste prag cere aprobare internă |
| Ofertă, aprobare și revizii | O ofertă numerotată, cu perioadă de valabilitate, aprobată de rolul decident al clientului; o cerere de modificare o retrage, iar reemiterea produce o revizie nouă cu propriul număr; aprobarea creează comanda automat |
| Re-comandă directă din catalogul aprobat | Un utilizator al clientului re-comandă un articol aprobat — aceeași specificație, macheta aprobată, prețul negociat — fără o ofertă nouă |
| Conturi corporate | Solicitanți interni, aprobare internă, departamente, bugete și un catalog aprobat per client corporate |
| Conturi de agenție | Un cont de agenție organizat pe clienții finali sau brandurile ei — catalog, machete, adrese și lucrări filtrate și raportate per brand, facturate agenției |
| Portal de status pentru client | Clienții își trimit cererile, aprobă ofertele și machetele și își văd singuri comenzile, livrările și facturile |
| Configurator de produs și canal web-to-print | Opțiuni ghidate cu validări și previzualizare generată; un canal self-service B2B sau public peste catalog și comandă |
Producție și livrare
| Capabilitate | Ce face |
|---|---|
| Aprobarea machetelor și a BAT-ului | Prepress încarcă versiuni de probă; clientul aprobă sau respinge cu comentariu obligatoriu; fiecare versiune e păstrată cu decizia ei; adnotări, comparare de versiuni și aprobatori multipli acolo unde e nevoie |
| Bibliotecă de brand | Asset-uri de brand per client, versionate, cu preflight la încărcarea fișierelor |
| Planșă de producție | Etapele de producție ale lucrării, cu tranziții validate; o etapă care cere un artefact nu poate fi accesată fără el |
| Livrare și logistică | Data agreată, data reală și adresa de livrare, un aviz de livrare numerotat; transportatori, expediții multiple pe locații, dovadă de primire, stoc în custodie |
Financiar
| Capabilitate | Ce face |
|---|---|
| Marjă | Marjă estimată față de reală, vizibilă cât lucrarea e încă deschisă |
| Facturare și încasări | O factură legată de comandă — număr, dată de emitere, scadență — urmărită ca emisă, plătită sau restantă; emiterea fiscală se face în afară |
| Plăți și control de credit | Inițiere și urmărire plăți, linkuri de plată, limite de credit, scadențe, notificări de restanță |
| e-Factura, export contabil și închidere de perioadă | Documente electronice emise și urmărite din facturi; parteneri, facturi emise și facturi de furnizor exportate către sistemul contabil, cu jurnal de transfer; lucrările deschise la o dată de referință, cu veniturile și costurile angajate nefacturate |
Furnizori și calitate
| Capabilitate | Ce face |
|---|---|
| Furnizori și subcontractare | Registru de furnizori, cereri de deviz comparabile, comenzi de achiziție, status și evaluări |
| Portal furnizori și reconcilierea facturilor | Fiecare furnizor vede exclusiv cererile și comenzile lui, fără prețul de vânzare și fără identitatea clientului final; facturile de furnizor se înregistrează pe comanda de achiziție și se reconciliază cu devizul acceptat |
| Calitate și reclamații | Neconformități și reclamații pe comandă, cauze, acțiuni (refacere sau notă de credit), trasabilitate și statistici |
Creștere și vizibilitate
| Capabilitate | Ce face |
|---|---|
| Onboarding B2B și urmărire | Un drum repetabil de la solicitarea contului la prima comandă — cerere cu datele firmei, validare de către furnizor, invitație cu termen, activare — și reguli pe ciclul de viață care declanșează un mesaj sau o sarcină internă per fereastră, cu opt-out |
| Integrare CRM și leaduri | Leagă leadurile de contul clientului și de comenzile lui, cu sursă, campanie și responsabil acolo unde există; portalul nu devine CRM |
| Rapoarte și analize | Rapoarte standard ofertă→comandă, producție, clienți și marjă, cu export |
| Asistent AI | Intake conversațional, sugestii din istoric, propuneri vizuale; decizia umană rămâne obligatorie |
| Istoric și audit | Un istoric cronologic al evenimentelor din fluxul fiecărei lucrări, cu autor și moment |
Dependențe: orice conector de plată cere întâi Plăți și control de credit. Portalul de furnizori cere Furnizori și subcontractare. Canalul web-to-print cere Configuratorul de produs și aprobarea avansată a machetelor. Asistentul AI are nevoie de biblioteca de brand pentru propuneri vizuale. Conturile de agenție se sprijină pe conturile de companie și roluri; Integrarea CRM și leaduri leagă ce intră și nu produce leaduri.
Ce e inclus într-o livrare anume și cum se livrează: configurare vs. custom · abordarea de livrare.
Ce NU e inclus
- Găzduire, backup, monitorizare, DPA — se contractează separat, prin Managed Hosting.
- Suport funcțional — serviciu distinct.
- Web-to-print avansat: editor online, șabloane dinamice, date variabile, 3D, personalizare complexă.
- Migrarea datelor din sistemul vechi.
- Integrări cu ERP-uri, formate proprietare, conectori bidirecționali, curieri sau furnizori dincolo de conectorii enumerați la Integrări.
- Reguli speciale de facturare sau livrare, adaptări de brand dincolo de configurarea standard a portalului.
- Generarea de leaduri și campaniile de marketing: onboarding-ul și CRM-ul organizează conturile care sosesc; nu aduc firme în formular.
- Subportaluri, autentificare separată sau branding independent pentru clienții finali ai unei agenții.
Toate se cotează individual după discovery și se contractează prin SOW sau anexă. Nu sunt extensii implicite ale capabilităților de mai sus.
Fluxul de referință
Citește pașii
Fluxul standard. Excepțiile sunt numite acolo unde apar.
- Cerere. Clientul trimite o cerere structurată prin portal sau responsabilul comercial o introduce intern. Cererea creează sau alimentează o lucrare urmărită — unitatea care poartă de aici înainte status, responsabil și termen. Variantă: un cont B2B nou poate începe înaintea primei cereri — firma se înscrie printr-un formular public, furnizorul o validează sau o respinge cu motiv, iar o invitație cu termen, de unică folosință, activează contul.
- Validare. Responsabilul comercial sau de proiect verifică cererea față de catalog: tip de produs, specificație tehnică, cantitate, termen. Tot ce nu acoperă catalogul se lămurește aici, înainte să existe o ofertă.
- Ofertă. Oferta se emite cu număr și termen de valabilitate; clientul vede valorile cu TVA calculat. Prețurile liniilor vin din prețul per produs și trepte de cantitate, sau din grilele de preț acolo unde sunt folosite. Excepție: un discount manual sub pragul configurat se aplică direct; peste prag cere aprobare internă, înregistrată cu autor, moment și valoare.
- Aprobare. Rolul de decizie al clientului aprobă oferta sau solicită modificări, cu comentariu obligatoriu; un rol de vizualizare de partea clientului nu poate decide. Excepție: solicitarea de modificări retrage oferta emisă și e vizibilă echipei interne; re-emiterea produce o revizie nouă, cu număr distinct.
- Comandă. Aprobarea creează automat comanda, cu număr identificabil și eveniment de sistem. Nu există un flux separat de comandă directă în fluxul standard — o comandă fără ofertă aprobată e blocată. Variantă: cu re-comanda directă, un utilizator al clientului comandă un articol din catalogul aprobat — aceeași specificație, versiunea de machetă aprobată, prețul negociat în perioada de valabilitate — iar comanda se creează cu număr, fără ofertă și fără probă nouă; orice abatere devine o cerere standard.
- Aprobarea machetei. Prepress-ul încarcă versiuni de probă; clientul aprobă sau respinge, cu comentariu obligatoriu la respingere. Excepție: după un refuz se încarcă o versiune nouă și ciclul se reia; istoricul păstrează fiecare versiune cu decizia, autorul, data și comentariul.
- Producție. Producția mută lucrarea pe etape, pe planșă, cu tranziții validate: etapele se parcurg înainte, iar o etapă care cere un artefact — ofertă, comandă, probă, livrare, factură — nu poate fi atinsă fără el. Excepție: o mutare nevalidă e blocată, cu motivul afișat; lucrările facturate sau anulate sunt închise și nu se mai mută.
- Livrare și status plată. Comanda poartă termenul agreat, data efectivă și adresa; avizul de însoțire se generează automat, cu număr identificabil. Factura e asociată comenzii — număr, dată de emitere, scadență — iar statusul ei se urmărește operațional ca emisă, încasată sau restantă. Emiterea fiscală se face în afara soluției; emiterea și transmiterea electronică, plata online, limitele de credit și notificările de restanță aparțin capabilităților financiare.
Fiecare pas de mai sus scrie un eveniment în istoricul lucrării, cu autor și moment.
Arhitectura de referință
Forma soluției, neutră tehnologic:
Nucleul aplicației aplică rolurile și permisiunile pe server, nu în browser, și scrie pista de audit. Sistemele externe sunt atinse exclusiv prin stratul de integrare, așa că o livrare fără niciun conector e o soluție completă în sine.
Integrări
Soluția se conectează în exterior prin conectori standard, selectabili explicit:
| Sistem | Direcție | Ce circulă |
|---|---|---|
| Curieri | both | Crearea expediției, eticheta sau AWB-ul, numărul de urmărire și actualizările standard de stare pentru livrările soluției |
| Procesatori de plăți | both | Redirect sau checkout, webhook-uri semnate și statusurile procesatorului traduse în stările comune de plată ale soluției |
| e-Factura | both | Emiterea, transmiterea și urmărirea documentelor electronice derivate din facturile soluției |
| Sincronizare contabilă | out | Documente pentru sistemul contabil, inclusiv facturile de furnizor acolo unde reconcilierea facturilor de furnizor e activă |
| CRM sau sursă de leaduri | both | Evenimente de lead și de cont — solicitat, aprobat, activat, prima comandă — cu sursă, campanie și responsabil acolo unde există |
| Mesagerie pentru urmărirea conturilor | out | Un mesaj per fereastră de regulă către contact, sau o sarcină către responsabilul intern, cu opt-out |
Tarifele și SLA-urile de transport rămân între client și curier. Plățile și controlul de credit sunt necesare înaintea conectorilor de plăți, iar soluția nu stochează date de card. Fiecare conector se configurează în implementarea care are nevoie de el, pentru furnizorii și scenariile agreate acolo. Orice iese din setul de mai sus — un curier sau furnizor nou, un ERP, un format proprietar, o integrare bidirecțională complexă, reguli speciale de facturare sau livrare — se cotează după discovery și se contractează separat. Nu e o extensie implicită a unui conector standard.
Securitate și proprietate
- Roluri și permisiuni pe server. Autentificare cu credențiale și sesiuni pe server, cu expirare conform politicii agreate; fără sesiune, rutele protejate redirecționează la autentificare. Autorizarea se aplică pe server, inclusiv la acces prin URL direct, iar datele clienților sunt izolate per client în portal.
- Pistă de audit. Istoric cronologic al evenimentelor din fluxul lucrării, cu autor și moment: cerere, ofertă, aprobare, comandă, probă, livrare, status plată, revizii de ofertă și mutări de etapă.
- Persistență și integritatea datelor. Toate datele operaționale sunt stocate durabil: nimic nu se pierde la reîncărcarea paginii sau la repornirea aplicației. Integritatea referențială se păstrează pe tot fluxul: comanda referă oferta aprobată din care provine, factura referă comanda, versiunile de probă referă lucrarea — legăturile nu se pierd și nu se orfanizează.
- Activarea contului prin invitație. Cu onboarding-ul B2B, un cont solicitat e validat de furnizor înainte să existe orice acces; activarea folosește o invitație cu termen, de unică folosință, reemiterea invalidează invitația anterioară, iar cererile duplicate sunt refuzate după identificatorul fiscal sau e-mail.
- Date cu caracter personal. Utilizatorii portalului, datele de contact și istoricul atașat lor se tratează cu GDPR în minte: acces limitat prin rol, ștergere și export tratate conform înțelegerii de la implementare. Acordul concret de prelucrare a datelor și responsabilitățile de operare țin de contractul de găzduire și operare, nu de acest blueprint.
Baza comună care se aplică oricărei soluții Squad4 e documentată o singură dată: baseline de securitate. Nu se revendică nicio certificare pentru această soluție.
Seamănă vreuna cu operațiunea ta?
Începe cu diagnosticul. Cartografiem cum circulă munca de fapt, apoi adaptăm blueprintul la ea.